Odpowiednio wybrane dla naszej firmy może mieć ogromne znaczenie w przyszłej działalności i rozwoju. Dlatego warto kierować się jakością.Lokalizacja
Ważnym kosztem przy wynajęciu biura, jest też kwestia umeblowania i zaaranżowania przestrzeni....To jest coś, co trzeba wziąć pod uwagę. Możemy wynająć biuro, które jest już odpowiednio przygotowane do prowadzenia działalności, pytanie tylko, czy będzie nam to odpowiadało? Jeżeli lokal nie jest urządzony, zawsze możemy spróbować negocjować cenę. Wiadomo - zorganizowanie przestrzeni do pracy i przyjmowania klientów, to kolejny koszt.
Jeżeli nie zależy nam na dobrej lokalizacji, albo biuro jest tylko elementem uzupełniającym w kwestii pozyskiwania klientów, to możemy znacznie zmniejszyć koszty związanie z wynajęciem lokalu. Nie warto również wiązać się długoterminową umową, warto zwrócić uwagę na okres wypowiedzenia. Przecież nigdy nie wiadomo, czy dany lokal rzeczywiście się sprawdzi.
Co to jest Biuro?
Biuro (fr. bureau) to miejsce pracy pracowników administracyjnych instytucji lub firmy albo administracyjna instytucja, wykonująca właściwe sobie prace urzędnicze.
Podstawowe typy pomieszczeń pracy biurowej:
pomieszczenia indywidualne
biuro kombi1
wnętrza grupowe
wnętrze wielkoprzestrzenne.
Ilość powierzchni biura jako zespołu pomieszczeń służących pracownikom biurowym pracującym na stałe w biurze przypadająca na jedną osobę oznacza poziom zaludnienia biura.2
Źródło: http://pl.wikipedia.org/wiki/Biuro
Biurowe archiwum
Archiwizacja dokumentów to jest ciekawy temat. Mam jeszcze kilka fajnych informacji.
Archiwizacja jest procesem polegającym na zabezpieczaniu i katalogowaniu akt. Archiwizacji podlegają takie akta, których się już nie używa, jednak z powodu wymogów prawa, lub inne, dobrze jest je zatrzymać. Miejscem przechowywania takich akt, jest archiwum. Wielkie instytucje, bądź korporacje posiadają własne archiwa. Kolejna kwestia też jest związana z omawianym tematem.
Katalogowanie i zbieranie akt ma swoje bardzo istotne powody. Jeżeli posiadamy duże przedsiębiorstwo, to są nam niezbędne wtedy, gdy zażąda ich jakiś urząd. Nie chodzi tylko o faktury, czy też rachunki. Ważne są pozostałe dokumenty. Jeśli nie potrafimy poradzić dać sobie rady samodzielnie, należy skorzystać z usług firmy zewnętrznej, która uporządkuje to za nas. Tak samo ciekawym i podobnym tematem jest też to co opiszę następnie.
Co zrobić gdy mam w firmie sporo faktur, które nie są mi już potrzebne ale z uwagi na wymogi prawne muszę je przechowywać? Chyba najlepszym rozwiązaniem tego problemu jest zorganizowanie sobie archiwum - aczkolwiek robienie tego we własnym zakresie pociąga za sobą spore koszty. Tak więc lepiej i taniej jest to przekazać do firmy zewnętrznej. Podobnie ma się następna sprawa.
Ciekawe prawda? Myślę, że jeszcze poruszę te zagadnienia w kolejnych artykułach.
Biurowe BHP
Wspominałam już nie raz o tym, że nie tylko w branżach uznanych powszechnie za niebezpieczne (np. budownictwo) może dojść do wypadku. Reguły BHP dotyczą również pracy biurowej.
Trochę już o tym pisałam, przy omawianiu zagadnienia w dziedzinie edukacji. Zaznaczam od razu, że nie jestem specjalistką z branży, a moich tekstów nie należy traktować, jako źródło wiedzy na temat na BHP. Są to po prostu rozważania, które czasami są bardzo luźno związane z tematem. Wracając do pracy biurowej. To co pozwala zaliczyć wykonywane działania do pracy biurowej, to postawa siedząca. Nie chodzi tutaj o pracę sensu stricto umysłową, ale właśnie o postawę, jaką w trakcie wykonywania różnych czynności, przyjmujemy. Jest to dość logiczne - przecież nie powiemy o dziewczynie roznoszącej ulotki, albo o ochroniarzu, że wykonuje pracę biurową :). Ale ochroniarz, którego zajęcie polega tylko na śledzeniu obrazu z kamer ( a wiadomo, że taka osoba zazwyczaj zajmuje pozycję siedzącą), z punktu widzenia BHP ma pracę biurową. Cóż, nie zawsze klasyfikacja musi być bezbłędna.
Nowe biuro
Zanim założymy własną działalność gospodarczą, musimy dobrze przeanalizować koszty. w wielu branżach niezbędne jest biuro, w którym można obsługiwać klientów. Biuro najlepiej jest wynająć, jednak zanim podpiszemy umowę, musimy być pewni, że to dobra decyzja.
Jeżeli potrzebujemy biura, to musimy się zastanowić nad jego lokalizacją - jest to jeden z najważniejszych aspektów, ponieważ klienci muszą jakoś do nas trafić. Oczywiście wiele zależy od tego, jaką działalność prowadzimy, nie zawsze warto inwestować w dobrą lokalizację. Zasadniczo im bliżej centrum, tym drożej. Czasami kwoty za wynajem biura mogą być za dużym obciążeniem dla nowo powstałej firmy, która nie wypracowuje jeszcze dochodów. Nie jest łatwo podjąć dobrą decyzję.
Zabezpieczanie biura firmy
Wszyscy chcą czuć się bezpiecznie - zarówno we własnym mieszkaniu, jak i w miejscach publicznych. Coraz więcej miast i instytucji posiada zainstalowane systemy monitorujące, ale nie zawsze za ich pomocą da się znaleźć sprawcę napadu, czy tez zniszczenia samochodu. Czasami jakość obrazu jest zbyt niska, by uniknąć wątpliwości. W takim wypadku, czy montowanie takich systemów nie zapewnia nam tylko jedynie} złudnego poczucia bezpieczeństwa?
Nie. Już sama w moim domu. Monitoring znacznie obniżaogólnego bezpieczeństwa rzeczywiście się poprawia.